Branche: Öffentliche Verwaltung / Bauwesen
Linienfunktion: Organisation (Projektmanagerin)
Thema: Dokumentationsmanagement, //www.unitedinterim.com/Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Fördermittel, öffentliche Bauprojekte, Immobilien und Nachweisführung
Umsatz / Projektvolumen: Rund 50 Mio. Euro
Mitarbeiter: N/A
Ausgangslage
Im Rahmen eines öffentlichen Neubauprojekts für ein Bildungszentrum mit einem Investitionsvolumen von rund 50 Mio. Euro musste die Projektdokumentation in einer bereits weit fortgeschrittenen Projektphase übernommen werden. Zum Zeitpunkt meines Eintritts in die Organisation war das Projekt bereits deutlich vorangeschritten. Die ursprünglich für die Projektdokumentation zuständige Funktion war seit mehr als einem Jahr nicht dauerhaft besetzt.
Zwischenzeitlich wurden die anfallenden Aufgaben punktuell durch wechselnde Zeitarbeitskräfte übernommen. Dadurch waren zwar zahlreiche Dokumente vorhanden, jedoch fehlte in vielen Bereichen das zusammenhängende Wissen über die Projektstruktur, die Historie der Vorgänge, die Ablagelogik sowie die Zusammenhänge zwischen Dokumenten, Entscheidungen, Nachträgen und Vergaben.
Das Projekt befand sich gleichzeitig in einer Phase, in der sowohl die laufende Baudurchführung als auch umfangreiche Nachweis- und Dokumentationspflichten erfüllt werden mussten. Als öffentlich finanziertes Großprojekt unterlag das Vorhaben erhöhten Anforderungen hinsichtlich Vergabeunterlagen, Rechnungen, Nachträgen, Abnahmen, behördlicher Korrespondenz, Mittelverwendung und der späteren Nachvollziehbarkeit sämtlicher Entscheidungen.
Die Ausgangssituation war dadurch gekennzeichnet, dass Dokumente zwar vorhanden waren, die dahinterliegenden Zusammenhänge jedoch häufig nicht mehr vollständig nachvollzogen werden konnten. Für die weitere Projektdurchführung bedeutete dies ein erhebliches Risiko, da spätere Prüfungen durch öffentliche Stellen eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation voraussetzen.
Die Herausforderung bestand deshalb nicht in der bloßen Ablage neuer Dokumente. Die eigentliche Aufgabe bestand darin, die bestehende Dokumentationslandschaft zu verstehen, Wissen zu rekonstruieren, Dokumentationslücken zu identifizieren und eine belastbare Grundlage für Projektabschluss, Nachweisführung und spätere Prüfungen zu schaffen.
Aufgabe
Meine Aufgabe bestand darin, die bestehende Dokumentationssituation systematisch zu analysieren, die Dokumentation zu strukturieren und bis zum Abschluss des Vorhabens belastbar fortzuführen.
Hierzu mussten zunächst die vorhandenen Unterlagen gesichtet, bewertet und fachlich eingeordnet werden. Ziel war es, Transparenz über die vorhandene Dokumentation, die bestehenden Dokumentationslücken und den jeweiligen Bearbeitungsstand zu schaffen.
Darüber hinaus mussten die Dokumentationsanforderungen unterschiedlicher Stakeholder berücksichtigt werden. Dazu gehörten interne Fachabteilungen, Projektleitung, Architekten, Statiker, Projektsteuerer, ausführende Unternehmen, Behörden sowie spätere Prüfstellen.
Besonderes Augenmerk lag auf der Nachvollziehbarkeit von Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Vergabeunterlagen, Nachträgen, Mängelberichten, Abnahmen und behördlicher Korrespondenz.
Zusätzlich war sicherzustellen, dass die Dokumentation auch nach Projektabschluss für Prüfungen, Nachweise und spätere Fragestellungen belastbar nutzbar bleibt.
Besondere Herausforderungen
Die Übernahme erfolgte nicht in einem neu gestarteten Projekt, sondern mitten in einem laufenden Großvorhaben mit einer Historie von mehreren Jahren. Die vorhandene Dokumentation spiegelte die Entwicklung des Projekts wider, ohne dass die zugrunde liegenden Entscheidungen und Zusammenhänge immer unmittelbar erkennbar waren.
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, sich nicht nur in die Dokumentation, sondern zunächst in das Bauprojekt selbst einzuarbeiten. Um Rechnungen, Nachträge, Abnahmen und Vergabeunterlagen fachlich einordnen zu können, war es erforderlich, das Projekt in seiner Struktur zu verstehen.
Hierzu gehörte die Einarbeitung in die verschiedenen Bauabschnitte, die beteiligten Gewerke, die vergebenen Leistungen, die vertraglichen Zusammenhänge sowie die Beziehungen zwischen Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Vergaben und Nachträgen.
Viele Informationen konnten nicht einfach bei einzelnen Beteiligten abgefragt werden. Häufig mussten Zusammenhänge aus Dokumenten, Korrespondenzen, Unterlagen externer Projektbeteiligter und bereits vorhandenen Nachweisen rekonstruiert werden.
Zusätzliche Komplexität entstand dadurch, dass zahlreiche Dokumentenarten berücksichtigt werden mussten. Dazu zählten insbesondere:
- Bestellungen
- Lieferscheine
- Rechnungen
- Vergabeunterlagen einschließlich Vergabedokumentation
- Nachträge
- Mängelberichte
- Abnahmen
- Unterlagen von Architekten
- Unterlagen von Statikern
- Unterlagen von Projektsteuerern
- Behördenkorrespondenz
- Projektbezogene Nachweise
Die Herausforderung bestand damit nicht allein in der Verwaltung von Dokumenten, sondern in der Fähigkeit, fachliche Zusammenhänge zu erkennen, Informationen korrekt einzuordnen und die Vollständigkeit der Dokumentation zu bewerten.
Lösung
Zu Beginn erfolgte eine systematische Analyse der vorhandenen Unterlagen und Dokumentationsstrukturen. Bestehende Ablagesysteme, Dokumentenarten und Dokumentationswege wurden untersucht und miteinander in Beziehung gesetzt.
Anschließend wurden die relevanten Dokumentationsanforderungen identifiziert und dokumentiert. Dabei wurde nicht nur geprüft, welche Unterlagen vorhanden waren, sondern vor allem auch, welche Dokumente für spätere Nachweise, Prüfungen oder Entscheidungen noch benötigt wurden oder nicht eindeutig zugeordnet werden konnten.
Ein wesentlicher Schwerpunkt bestand darin, die Dokumentationslogik des Projekts nachzuvollziehen und Transparenz über bestehende Zusammenhänge herzustellen. Dadurch konnte nachvollzogen werden, welche Vergaben zu welchen Leistungen gehörten, welche Nachträge sich aus bestimmten Sachverhalten ergaben und welche Unterlagen für spätere Nachweise relevant waren.
Fehlende Dokumente wurden identifiziert und bei den jeweils verantwortlichen Stellen angefordert. Offene Punkte wurden dokumentiert und bis zur Klärung konsequent nachverfolgt.
Parallel dazu erfolgte die Abstimmung mit unterschiedlichen Projektbeteiligten. Dazu gehörten interne Fachbereiche, Projektleitung, Architekten, Statiker, Projektsteuerer, Behörden und ausführende Unternehmen.
Im weiteren Projektverlauf wurde die operative Dokumentenablage durch eine zusätzliche Mitarbeiterin unterstützt. Mein Schwerpunkt lag auf der Analyse, Strukturierung und inhaltlichen Nachverfolgung der Dokumentation sowie auf der Sicherstellung ihrer fachlichen Nachvollziehbarkeit.
Darüber hinaus wurden Informationen für Besprechungen, Statusabfragen und spätere Prüfungsanforderungen aufbereitet. Ziel war nicht die bloße Verwaltung von Unterlagen, sondern die Schaffung einer Dokumentation, die auch Jahre später noch nachvollzogen und genutzt werden kann.
Ergebnis
Das Bildungszentrum wurde während meiner Tätigkeit erfolgreich fertiggestellt und eingeweiht.
Die Projektdokumentation konnte trotz der zuvor über längere Zeit nicht dauerhaft besetzten Funktion vollständig übernommen, analysiert und bis zum Abschluss des Projekts fortgeführt werden.
Dokumentationslücken wurden identifiziert, offene Punkte nachverfolgt und fehlende Unterlagen soweit möglich ergänzt beziehungsweise dokumentiert. Dadurch entstand eine belastbare Grundlage für die Abschlussphase des Projekts.
Auch nach der Einweihung des Bildungszentrums blieb die Dokumentation über mehrere Monate hinweg Gegenstand meiner Tätigkeit, um die Anforderungen der Projektabschlussphase sowie verschiedener Prüfstellen zu unterstützen.
Im Rahmen von Stichprobenprüfungen durch Stellen von Bund und Land wurden projektbezogene Unterlagen angefordert und bereitgestellt. Die vorhandene Dokumentation ermöglichte dabei den nachvollziehbaren Zugriff auf Rechnungen, Vergabeunterlagen, Nachträge, Abnahmen, Korrespondenz und weitere relevante Nachweise.
Dadurch konnten angeforderte Unterlagen zeitnah identifiziert und zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumentation unterstützte die Nachvollziehbarkeit von Mittelverwendung, Vergaben, Nachträgen und projektbezogenen Entscheidungen.
Das Projekt wurde damit nicht nur baulich abgeschlossen, sondern auch dokumentationsseitig belastbar beendet. Die geschaffene Transparenz über die vorhandenen Unterlagen sowie die strukturierte Nachverfolgung offener Dokumentationspunkte bildeten eine belastbare Grundlage für die Nachweisführung eines öffentlich finanzierten Großprojekts.
PROFIL VON SABINE KREUTZPOINTNER BEI UNITEDINTERIM– AUF DAS PROFESSIONELLE INTERIM MANAGEMENT SPEZIALISIERTE PLATTFORM FÜR DIE DACH-REGION
Volkhartstraße 8
86152 Augsburg
+49 151 40 71 92 65