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Bildung: Restukturierung der Ausbau- und Ablauforganisation samt neuer IT

Branche: Bildungsanbieter

Linie: Projektmanager

Thema: Restrukturierung der Aufbau- und Ablauforganisation einschließlich der Einführung einer neuen Software für die Abwicklung der betrieblichen Prozesse nebst Abrechnungssoftware

Umsatz: 10 Mio. Euro

Mitarbeiter: 50

Aufgaben:

(1) Verbessern der Positionierung des Unternehmens im Markt 

(2) Überprüfung und Neugestaltung der internen Aufbau- und Ablauforganisation zur Vorbereitung und Absicherung der nächsten Wachstumsstufe für die Unternehmung 

Ausgangslage:

Das Unternehmen hatte eine nicht funktionierende Aufbauorganisation, welche in der Ebene unterhalb der Geschäftsführung von einem Innendienstleiter ohne weitere Ebene direkt auf der Mitarbeiterebene geführt wurde. Die Kommunikation zwischen der Innendienstleitung und der Geschäftsleitung war faktisch nicht vorhanden. Die Hard- und Softwareausstattung war absolut unzureichend für ein Unternehmen dieser Größenordnung. Abrechnungstools bestanden im Wesentlichen aus EXCEL-Sheets und waren nicht mit der Abwicklungssoftware verknüpft. Die Hardware bestand aus einem Inhouse-Server, welche sich in einer nicht klimatisierten „Kammer" befand.

Vorgehen:

(1) Analyse der internen Abläufe und Identifizierung von Verbesserungspotentialen

(2) Umsetzung der daraus resultierenden Veränderungen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung: Die Prozesse rund um das Warenwirtschaftssystem sowie die Planungs- und Controlling Prozesse wurden analysiert und neu aufgesetzt. Es erfolgte darüber hinaus die Einführung einer umfassenden Mittelstandssoftware aus dem Hause DATEV

(3) Aufgrund der deutlichen Schwächen in der IT-Landschaft der Gesellschaft wurden die IT-Systeme komplett an einen externen Dienstleister ausgelagert.

(4) Einführung eines umfassenden CRM-Systems

(5) Potentialanalyse der Mitarbeiter

(6) Erarbeitung einer neuen Aufbauorganisation mit entsprechenden Stellenbesetzungen aus eignen Reihen und durch Neueinstellungen, welche operativ begleitet und umgesetzt wurde.

(7) Beratung der Geschäftsführung bei Standortfragen, eigenen Bauvorhaben und Anmietung potentieller Mietflächen.

Ergebnisse 

(1) Deutliche Verbesserung der Prozesslandschaft im Unternehmen

(2) Anpassung des Geschäftsmodells

(3) Ablaufverbesserung im qualitativen und im quantitativen Sinne des Buchhaltungsbereichs.

(4) State-of-the Art IT- und Kommunikationstechnik wurde installiert

(5) Die gesamte IT wurde mit hohen Sicherheitsstandard darauf ausgerichtet, das weitere Wachstum der Gesellschaft zu unterstützen und abzusichern

(6) Durch die Einführung einer Führungsebene unterhalb der Geschäftsführung haben sich die Entscheidungswege und die Unternehmenskultur bei dem Unternehmen deutlich verbessert und zu einer wesentlichen Entlastung der Geschäftsführung in operativen Fragestellungen geführt.

(7) Operative und vertragliche Begleitung der Geschäftsführung beim Abschluss eines Gewerbemietvertrags mit einem Volumen größer Euro 5 Mio.

(8) Begleitung bei der Identifikation und finalen Auswahl eines Kandidaten für die Übernahme der Kaufmännischen Geschäftsführung zur Entlastung des für diesen Themenbereich zuständigen Geschäftsführenden Gesellschafters. Der neue Geschäftsführer hat seine Tätigkeit im Sommer 2019 aufgenommen.

Michael Scheithauer
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