Chemie: Wie Data Driven Management 6 Mio. Euro in Maintenance freisetzt

Branche: Chemische Industrie

Linienfunktion: Finanzen (Controller für Instandhaltung)

Thema: Instandhaltung, und Performance Management

Umsatz: rund 1,3 Mrd. Euro

Mitarbeiter: rund 7.000 Mitarbeitende an 16 Produktionsstandorten

Auf den ersten Blick wirkt alles komfortabel: Der Konzern stellt für die Instandhaltung seiner Produktionsanlagen ein Sonderbudget in zweistelliger Millionenhöhe bereit. „Damit sind wir auf der sicheren Seite", heißt es in den Standorten.

In der Praxis passiert etwas anderes: Jahr für Jahr schließen die Ausgaben im Bereich „Sonderbudget" mit deutlichem Überlauf ab – im Durchschnitt rund sieben Prozent über Budget. Bei einem Volumen von knapp 40 Mio. Euro macht das mehrere Millionen pro Jahr, die im Tagesgeschäft „versickern".

Diese Case Study zeigt, wie aus einem Sonderbudget ein Steuerungshebel wurde – mit klaren Routinen, einem schlanken Excel/VBA-Tool und einem gemeinsamen Fokus im Management. Das Ergebnis: 6 Mio. Euro Einsparungen in einem Jahr und eine Ausgabenkurve, die nicht länger dem Zufall überlassen ist.

Die Ausgangslage: 78 Mio. Euro OPEX-Maintenance, 16 Standorte – und ein „Puffer", der keiner ist

Der Konzern betreibt weltweit 16 Produktionsstandorte mit hoher Anlagendichte. Für die laufende Instandhaltung steht ein OPEX-Budget von rund 78 Mio. Euro zur Verfügung, davon knapp 40 Mio. Euro in der Kategorie „Sonderbudget" für unerwartete Reparaturen und Maßnahmen, die nicht von vornherein projektgenau geplant werden können, sondern sich nach bestimmten spezifischen Anlagen, Installationen und Produktionslinien richten. Es handelt sich dabei um laufende Betriebskosten im Sinne der betrieblichen Aufwendungen und nicht um investive Mittel, die eher dem CAPEX-Bereich zugerechnet werden.

Der Rückblick auf die letzten fünf Jahre zeigt ein klares Muster: Der Bereich „Sonderbudget" schließt im Schnitt etwa sieben Prozent über Budget ab. Hochgerechnet auf das laufende Jahr wären ohne Gegenmaßnahmen rund 42,6 Mio. Euro Ausgaben zu erwarten gewesen – also deutlich mehr als ursprünglich beschlossen.

Offizielles Ziel der Geschäftsführung ist, das Sonderbudget innerhalb des Budgets zu halten und zusätzlich rund fünf Prozent Kostenreduktion zu erzielen. Das entspricht etwa einem Prozentpunkt Einsparung pro Monat, summiert über das Jahr, also rund 4,8 Mio. Euro.

Auf dem Papier klingt das ambitioniert, aber machbar. In der Realität fehlen drei Dinge: (1) ein belastbarer, rollierend gepflegter Forecast, (2) eine schnelle Steuerungsroutine und (3) ein verlässliches Datenfundament. Gerade in der Instandhaltung, die das Spannungsfeld zwischen technischer Verfügbarkeit und Kostendruck täglich spürt, ist das Fehlen solcher Elemente besonders sichtbar.

Warum Sonderbudgets aus dem Ruder laufen

Im Alltag der Standorte haben sich typische Muster etabliert, die zusammengenommen erklären, warum das Sonderbudget regelmäßig aus dem Ruder läuft.

Erstens werden Budgets vom Ist regelrecht „überfahren". Die Budgetzahlen werden im ERP-System Monat für Monat durch die tatsächlichen Ausgaben überschrieben. Ein dynamischer, rollierender Forecast existiert nicht, sodass frühzeitige Signale fehlen, ob das Jahresziel erreichbar bleibt oder nicht.

Zweitens erfolgt die Steuerung eher mit dem Rückspiegel als mit dem Frontscheinwerfer. Abweichungen werden in Berichten zwar dokumentiert, aber oft erst Wochen später diskutiert. Wenn die Zahlen auf dem Tisch liegen, sind die Maßnahmen von gestern – und die nächsten Maßnahmen bereits ausgelöst.

Drittens sind die relevanten Daten verstreut und nur schwer auswertbar. Informationen liegen in unterschiedlichen Systemen und Listen: Bestellungen, Wareneingänge, interne Leistungsverrechnungen, Wartungsverträge und vieles mehr. Für eine saubere Gesamtsicht braucht es viel manuellen Aufwand – Zeit, die im Tagesgeschäft der Instandhaltung schlicht fehlt.

Viertens spielt auch Psychologie eine wichtige Rolle. Was im Budget steht, wird in vielen Köpfen als „Puffer" wahrgenommen. Wenn ein Teilbereich etwas mehr ausgibt, entsteht leicht der Gedanke, dass ein anderer Bereich das schon kompensiert. Am Jahresende sind dann alle überrascht, wie hoch die Summe geworden ist.

So entsteht eine paradoxe Situation: Es steht viel Geld zur Verfügung, aber es gibt keine konsequente, gemeinsame Steuerung. Genau hier setzt Data Driven Management an.

Der Wendepunkt: vom Schicksal zur Steuerung

Der Auftrag war klar formuliert. Das Sonderbudget sollte unter Kontrolle gebracht werden. Gleichzeitig sollten Einsparungen in Millionenhöhe realisiert werden, ohne dass die Anlagen an technischer Zuverlässigkeit verlieren. Und die Lösung sollte so aufgesetzt sein, dass sie in den bestehenden Strukturen dauerhaft funktioniert und nicht als einmalige Aktion verpufft.

Der Leitsatz, der das Projekt geprägt hat, lässt sich sinngemäß so zusammenfassen: „Wir überlassen unsere Budgets nicht länger dem Zufall, sondern steuern sie aktiv – mit klarer Struktur, disziplinierter Routine und transparenten Fakten."

Gemeinsam mit Controlling, Instandhaltung und Standortverantwortlichen wurden drei Hebel definiert.:

Der erste Hebel war Struktur durch Routinen. Eine kurze, aber verbindliche Management-Runde pro Bereich sollte dafür sorgen, dass alle regelmäßig auf dieselben Zahlen schauen. Die Ist-Situation wird dafür im Voraus mit einem kompakten Bericht kommuniziert. Alle Teilnehmenden erhalten diesen Report vorab und werden gebeten, ihren Verantwortungsbereich durchzugehen, Abweichungen zu verstehen und mögliche Maßnahmen vorzubereiten.

Der zweite Hebel war ein maßgeschneidertes Tool, basierend auf Excel und VBA. Dieses Tool sollte die relevanten Daten automatisch importieren, bewerten, strukturieren und Top-down visualisieren, sodass Führungskräfte und Fachbereiche auf Knopfdruck vom Konzernblick zum Detail springen können.

Der dritte Hebel war die Verbindung von Psychologie und Disziplin. Mit anderen Worten: Fakten und Takt statt Einmal-Aktion. Kleine, realistische Ziele und konsequente Nachverfolgung sollten an die Stelle eines kurzfristigen „Spar-Sprints" treten und so eine nachhaltige Veränderung des Verhaltens ermöglichen.

Aus diesen Bausteinen entstand ein einfaches, aber hochwirksames Steuerungssystem für das OPEX-Maintenance-Sonderbudget.

Die Management-Routine: 10 Minuten, die Millionen bewegen

Kernstück des neuen Systems ist eine zweistufige Routine, die einmal im Monat pro Standort durchgeführt wird.

Im ersten Schritt geht es um die Vorbereitung und das Verstehen der Ist-Situation. Ein standardisierter Bericht zur aktuellen Lage wird etwa eine Woche vor dem Termin an alle Teilnehmenden versendet. Dieser Bericht enthält Budget, Ist-Ausgaben, den aktualisierten Forecast, wesentliche Bewegungen sowie die zuletzt beschlossenen Maßnahmen mit Status und Wirkung. Die zuständigen Personen prüfen ihren Verantwortungsbereich, analysieren, wo Soll-Ist-Abweichungen liegen, welche Maßnahmen, Störungen oder Projekte dahinterstecken, welche technischen und organisatorischen Gegenmaßnahmen in Frage kommen und wie der Forecast im Planungssystem auf Projektebene anzupassen ist. Ziel dieser Vorbereitung ist, dass alle mit einem klaren Bild ihres Bereichs und mit konkreten Vorschlägen in das Meeting kommen, statt erst im Termin damit zu beginnen, in Zahlen und Tabellen zu suchen. Nur mit diesem vorbereitenden Schritt lässt sich die anschließende Besprechung auf etwa zehn Minuten beschränken.

Im zweiten Schritt findet der eigentliche Management-Termin statt, der bewusst kurz gehalten ist. Teilnehmende sind die lokale Instandhaltung, das Controlling und die jeweilige Standort- oder Bereichsleitung. Zunächst verschaffen sich alle gemeinsam einen Top-down-Überblick über Budget, Ist-Ausgaben und Forecast für den Rest des Jahres. Dabei werden die Soll-Ist-Abweichungen je Standort und je Bereich durchgegangen, mit einem Fokus auf jene Abweichungen, die besonders groß sind – positiv wie negativ.

In einem nächsten Schritt werden die Ursachen geschärft. Die vorbereiteten Erklärungen werden aufgenommen und verdichtet. Entscheidend ist die Frage, ob es sich um einmalige Effekte handelt oder um strukturelle Themen wie veraltete Anlagen, fehlende Wartungsfenster oder dauerhaft zu hohe externe Leistungen.

Zum Abschluss des Termins werden Maßnahmen beschlossen und dokumentiert. Zu jeder wesentlichen Abweichung werden die technischen Maßnahmen beschrieben, etwa Anpassungen des Wartungsumfangs, Bündelung von Ersatzteilen, Anpassung von Wartungsverträgen oder Schulungsbedarf. Die erwartete Kostenwirkung wird im angepassten Forecast abgebildet. Zusätzlich wird festgelegt, wie die geplanten Einsparungen erreicht oder gehalten werden sollen. Jede Maßnahme erhält Verantwortliche, einen Termin und einen erwarteten finanziellen Effekt.

Die Routine soll nicht alle Probleme lösen, sie soll die richtigen Diskussionen anstoßen und sicherstellen, dass Entscheidungen und Maßnahmen systematisch verfolgt werden. Das Ergebnis dieser zehn Minuten ist ein aktualisierter Forecast und eine klar priorisierte To-do-Liste, die im Tool dokumentiert und nachverfolgt wird. Nach dem Motto „Keep Countermeasures on Track" ist pro Bereich nur ein begrenzter Umfang an offenen Maßnahmen sinnvoll. Die Erfahrung zeigt, dass ein Überhang von deutlich mehr als zehn offenen Maßnahmen pro Bereich eher zu Überforderung und einem gefährlichen Aufstau von Aufgaben führt. Deshalb werden Maßnahmen bewusst priorisiert, mit klarem Fokus auf jene Schritte, die den größten Beitrag zur Zielerreichung leisten und dort ansetzen, wo konsequente technische Maßnahmen wirklich notwendig sind.

Das OPEX-Maintenance-Tool: Reality Check auf Knopfdruck

Damit die Management-Routine funktioniert, braucht es ein verlässliches Datenfundament. Genau hier setzt das OPEX-Maintenance-Tool an, ein Excel/VBA-basiertes Cockpit, das alle relevanten Informationen automatisiert zusammenführt und so den Reality Check in wenigen Minuten möglich macht.

Eine zentrale Funktion des Tools ist der automatische Datenimport aus dem Daten vom ERP-System und dem angebundenen Planungswerkzeug. Die relevanten Buchungs- und Bestelldaten werden aus dem führenden Unternehmenssystem übernommen, die Plan- und Forecast-Werte stammen aus dem angeschlossenen Planungs- und Konsolidierungssystem. Damit ist monatlich klar ersichtlich, wie sich die Ausgaben je Standort, Bereich und Kategorie entwickeln – immer im direkten Vergleich zu Budget und Forecast.

Das Werkzeug stellt eine konzernweite Übersicht mit Drill-down-Funktion zur Verfügung. Übersichtsseiten zeigen auf einen Blick die Gesamtausgaben pro Monat, die Verteilung nach Abteilungen, Business Units und Standorten sowie das Verhältnis von Budget, Ist-Ausgaben und verbleibendem Restbudget. Bei Bedarf kann von der Konzernsicht auf einzelne Standorte und von dort auf Projektebene „heruntergezoomt" werden – genau in der Tiefe, die für Entscheidungen erforderlich ist.

Ein weiterer Baustein ist die Top-10-Sicht auf Abweichungen. Eine fokussierte Übersicht zeigt jene Projekte und Maßnahmen, die die größten Abweichungen zum Budget aufweisen. Ergänzt wird dies durch eine klare visuelle Darstellung, zum Beispiel in Form von Balken- oder Säulendiagrammen. So werden die echten „Hot Spots" sichtbar, ohne dass man sich durch endlose Listen scrollen muss.

Der integrierte To-do-Bereich macht aus jeder Abweichung eine klar geregelte Aufgabe. Ausgewählte Projekte oder Kostenpositionen können direkt in Aufgaben überführt werden. Ein Doppelklick genügt, um die relevanten Stammdaten zu übernehmen und Problem, Maßnahme, Verantwortliche, gewünschte Frist und erwartete finanzielle Wirkung zu erfassen. Das Werkzeug berechnet auf Grundlage von Arbeitstagen automatisch ein Fälligkeitsdatum und erzeugt auf Knopfdruck einen aktuellen Maßnahmenbericht. Parallel dazu werden elektronische Nachrichten an die verantwortlichen Personen vorbereitet, sodass diese ohne Umwege mit der Umsetzung beginnen können.

Das Tool wird damit zum praktischen Protokoll der Management-Routine. Probleme, Gegenmaßnahmen, Verantwortliche und Termine verschwinden nicht im Protokoll oder in E-Mails, sondern landen strukturiert im System und werden Monat für Monat sichtbar nachverfolgt. Über frei wählbare Parameter, etwa Zeitraum, Standorte oder Departments, lässt sich zudem mit wenigen Klicks ein fokussierter Reality Check durchführen – genau jene Sicht, die für ein Gespräch vor Ort oder ein Management-Meeting benötigt wird, ohne neue Auswertungen bauen zu müssen. Die Kombination aus Standard-Reporting, flexiblen Filtermöglichkeiten und integriertem Maßnahmen-Tracking macht das OPEX-Maintenance-Tool zu einem Cockpit für Controlling und Instandhaltung und unterstützt moderne Instandhaltungsstrategien, die technische Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit in Einklang bringen.

Die Ergebnisse: 6 Mio. Euro Einsparungen und eine neue Budgetkultur

Nach einem Jahr im Regelbetrieb steht die Bilanz. Die laufenden Kosten aus dem Sonderbudget für die Instandhaltung blieben nicht nur innerhalb der genehmigten Budgetgrenze, sondern sanken deutlich. Insgesamt konnten rund 6 Mio. Euro eingespart werden, also etwa 1,2 Mio. Euro mehr als das ursprüngliche Ziel von 4,8 Mio. Euro.

Das in der Vergangenheit typische Überschreiten von rund sieben Prozent im Sonderbudget trat nicht mehr auf. Stattdessen lag dieser Budgetblock am Jahresende um etwa 7,7 Prozent unter der freigegebenen Summe. Die im Business Case dargestellten Kurven zeigen, dass sowohl kumuliert als auch monatsweise die realisierten Einsparungen über den geplanten Zielwerten liegen. Die Differenz wächst im Jahresverlauf kontinuierlich an, statt in einem einmaligen „Schnitt" zu entstehen.

Neben der reinen Zahlenwirkung hat sich auch die Zusammenarbeit verändert. Instandhaltung, Controlling und Management sprechen über dieselbe Datengrundlage. Maßnahmen werden sichtbar geplant und nachverfolgt, statt im E-Mail-Verlauf zu verschwinden. Die Standorte erleben, dass selbst kleine, konsequente Schritte – etwa eine einprozentige Reduktion pro Monat – sich zu Millionenbeträgen summieren. Oder anders gesagt: Kleine Schritte mit Disziplin wirken stärker als große Sprünge aus spontaner Motivation.

Was Führungsteams aus diesem Case mitnehmen können

Aus der OPEX-Maintenance-Case-Study lassen sich mehrere allgemeine Erkenntnisse ableiten: Messbare Systeme sind steuerbar. Erst wenn Budgets, Ausgaben und Forecast konsistent aufbereitet sind, kann Management wirksam entscheiden. Routinen sichern die Steuerung im Alltag. Eine kurze, aber verbindliche Management-Routine ist wirkungsvoller als unregelmäßige Aktionen, Eskalationsrunden und einmalige Effizienz-Sprints. Maßgeschneiderte Tools verstärken Routinen. Ein Werkzeug, das Daten automatisiert verarbeitet, Abweichungen visualisiert und Maßnahmen dokumentiert, macht gute Absichten handlungsfähig. Risiken werden früh erkennbar, Überraschungen werden seltener. Statt am Jahresende „aufzuräumen", werden Budgetdrifts laufend erkannt und gegengesteuert. Und schließlich entsteht eine bessere Basis für künftige Budgetplanung, weil die gewonnene Transparenz über Muster, Ausreißer und strukturelle Engpässe direkt in die nächste Budgetrunde einfließt.

Genau das beschreibt den Kern von Data Driven Management: „Top-Down mit Übersicht, Bottom-Up mit Sinn" – das Management sieht das große Bild, die Teams vor Ort haben Werkzeuge und Daten, um sinnvolle Schritte zu setzen. Wer diesen Ansatz im Detail kennenlernen möchte, findet weiterführende Informationen und Praxisbeispiele auf meiner eigenen Seite.

Wo DDM ansetzt – und wie ein Reality Check für Ihr OPEX-Budget aussehen kann

In diesem Projekt bestand die Aufgabe darin, ein bestehendes, scheinbar vertrautes Sonderbudget neu zu denken – als Steuerungssystem statt als reinen Puffer, mit klaren Routinen statt ad-hoc-Diskussionen und mit einem praktischen Tool, das Führungsteams und Instandhaltung durch den Alltag begleitet.

Mein Angebot im Rahmen von DDM – Data Driven Management lautet deshalb: Gemeinsam einen Reality Check für Ihr OPEX-Budget aufzusetzen. Das bedeutet, Ausgaben, Budget und Forecast für ausgewählte Bereiche übereinanderzulegen, die größten Hebel und Risikofelder zu identifizieren und gemeinsam ein schlankes Routine- und Tool-Set zu definieren, das zu Ihrer Organisation passt. So wird aus jedem Budget kein unberechenbarer Kostenblock, sondern ein gezielt gesteuerter Hebel für Profitabilität und Verlässlichkeit Ihrer Anlagen – vom Konzernblick bis zum einzelnen Standort.

PROFIL VON CARLOS TREJO BEI UNITEDINTERIM - AUF DAS PROFESSIONELLE INTERIM MANAGEMENT SPEZIALISIERTE PLATTFORM FÜR DIE DACH-REGION

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