Datengetriebene Entscheidungsprozesse und digitale Transformation

Branche: Öffentliche Verwaltung / politische Dienste

Linienfunktion: IT (Projektleiterin Data & KI-Transformation)

Thema: Data Warehouse, Künstliche Intelligenz, multilaterale Governance

Umsatz: 5,5 Mio. CHF (Projektvolumen)

Mitarbeiter: 20 interne (Projekt-) Mitarbeitende, externe Partnerorganisationen

Ausgangslage:

Eine öffentliche Organisation mit vielfältigen Abteilungen hatte grosse Schwierigkeiten, Daten konsistent, aktuell und verlässlich zusammenzuführen. Entscheidungsprozesse waren langwierig und fehleranfällig, da Informationen fragmentiert und teilweise nur manuell verfügbar waren. Gleichzeitig wurden hohe Anforderungen an Compliance, Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit gestellt. Externe Partner sollten über eine WTO-konforme öffentliche Ausschreibung eingebunden werden, um Expertise in Softwareentwicklung, Datenintegration und (KI-gestützten) Daten-Analysen zu gewährleisten.

Aufgabe:

Die Aufgabe bestand darin, ein Data Warehouse-Projekt über zwei Jahre zu leiten, das alle relevanten Datenquellen integriert, KI-gestützte Analysewerkzeuge bereitstellt und eine transparente Governance-Struktur etabliert. Interne Teams und externe Partner mussten effizient koordiniert werden, während die Prozesse nachweislich den Compliance- und Ausschreibungsanforderungen genügen.

Lösung:

Die Umsetzung erfolgte in mehreren Phasen:

1. Initialanalyse und Stakeholder-Workshops: Alle Abteilungen und Partnerorganisationen wurden in Workshops einbezogen, um Datenquellen, Anforderungen und Prozesse zu erfassen. Compliance- und Governance-Regeln wurden geprüft, um ein einheitliches Anforderungsprofil zu erstellen.
2. Öffentliche Ausschreibung und Partnerkoordination: Externe Partner wurden über eine WTO-konforme Ausschreibung ausgewählt. Interne IT-Abteilungen wurden eng eingebunden, um Schnittstellen, Datensicherheit und Qualität sicherzustellen.
3. Datenintegration und Aufbau des Data Warehouses: Alle relevanten Datenquellen wurden standardisiert, bereinigt und zentral zusammengeführt. Metadaten, Datenkataloge und Qualitätskontrollen wurden implementiert, um verlässliche Analysen zu gewährleisten.
4. KI-gestützte Analyse: Algorithmen zur automatisierten Datenaufbereitung, Analyse und Visualisierung wurden implementiert. Dashboards, Reports und Alerts unterstützen die Führungsebene und erlaubten schnelle sowie fundierte Entscheidungen.
5. Training, Change Management und Governance: Mitarbeitende wurden geschult, Prozesse dokumentiert und Governance-Strukturen etabliert. Eskalationswege und Qualitätssicherungen gewährleisten einen stabilen und nachhaltigen Betrieb.

Ergebnis:

• Alle Datenquellen wurden konsolidiert und analysierbar gemacht.
• Datenerhebung und Reportaufbereitung wurden um 50 Prozent effizienter.
• Datenqualität stieg auf über 85 Prozent Konsistenz.
• Führungskräfte erhalten tagesaktuelle Dashboards, Alerts und Reports, was Entscheidungsprozesse deutlich beschleunigt.
• Alle Prozesse entsprechen den Anforderungen für öffentliche Beschaffung und Datensicherheit.
• Das Projekt wurde planmässig über zwei Jahre abgeschlossen, interne und externe Teams erfolgreich koordiniert.
• Das Data Warehouse bildet die Basis für zukünftige KI-gestützte Analytics- und Entscheidungsprojekte.

PROFIL VON DR. JAQUELINE KUCERA BEI UNITEDINTERIM - AUF DAS PROFESSIONELLE INTERIM MANAGEMENT SPEZIALISIERTE PLATTFORM FÜR DIE DACH-REGION

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