Bei steigendem Kostendruck die Preise anzuheben, ist für viele Getränkehersteller oft die schnelle Lösung. Eine nachhaltige Alternative sind jedoch Prozessoptimierungen. Erfahrene Interim Manager setzen notwendige Maßnahmen um und sorgen so für Handlungssicherheit.
Viele mittelständische Getränkehersteller leiden unter steigenden Kosten infolge von Inflation und gestörten Lieferketten. So auch ein Mineralwasserbetrieb mit rund 800 Mitarbeitenden. Ein Hauptproblem war die mangelnde Produktivität aufgrund ineffizienter Prozesse, die einen hohen Kostenanteil verursachte. Eigene Anstrengungen, das Problem zu beheben, schlugen fehl. Auch fehlten das Knowhow und die notwendigen Ressourcen im Unternehmen, den Prozessen wirklich auf den Grund zu gehen und herauszufinden, welche Effizienzreserven es an welchen Stellen im Prozess gibt. Dazu muss man wissen, dass in vielen Unternehmen Effizienzpotenziale in Höhe von rund 25 Prozent noch nicht gehoben sind. Diese zu erkennen und darauf aufbauend zielführende Maßnahmen zur stetigen Prozessverbesserung abzuleiten, zählt zum Kerngeschäft von Interim Managern mit Schwerpunkt Restrukturierung.
Komplexe Probleme mit externem Knowhow lösen
Interim Manager sind selbstständige Führungskräfte, die auf Zeit von den Unternehmen eingesetzt werden, um komplexe Probleme zu lösen, für die Festangestellte im Tagesgeschäft oft keine Zeit haben. Vor allem mittelständische Unternehmen können von dem Einsatz eines erfahrenen Interim Managers oder einer erfahrenen Interim Managerin profitieren, die mit dem kritischen Blick eines Externen auf das Unternehmen schauen. Aufgrund wechselnder Mandate in verschiedenen Unternehmen und Branchen haben sie einen anderen Zugang zu den Themen als ein mitunter „betriebsblinder" festangestellter Manager. Da sie keine Karriere in dem jeweiligen Unternehmen verfolgen, können sie sich vollkommen auf ihre Aufgabe konzentrieren. Die Dienstleistung erfreut sich steigender Nachfrage, denn nahezu alle mittelständischen Unternehmen kämpfen derzeit mit einem großen Fach- und Führungskräftemangel. Unterstützung von außen kommt ihnen daher wie gerufen.
Prozessverzögerungen und überhöhte Personalkosten
Zurück zum Projekt beim Getränkehersteller: Der Interim Manager wurde im Rahmen des einjährigen Mandats in der Rolle als Chief Restructuring Officer beauftragt, Kostensenkungen durch die Optimierung von Prozessen zu erreichen. Konkret ging es u.a. darum, die Hürden in den internen Prozessen im Einkauf und der Buchhaltung zu beheben, die die Prüfung, Buchung und Archivierung der Kreditorenrechnungen stark verzögerte. In der Folge dauerte der Rechnungsdurchlauf trotz großer Personalressourcen zirka drei bis fünf Wochen, und es wurden viele Vorgänge erst nach Ablauf der Skontofrist ausgeglichen. Durch die überhöhten Personalkosten und den Skontoausfall entstand jährlich ein Schaden in Höhe eines sechsstelligen Betrags.
Im ersten Schritt galt es, die einzelnen Prozessschritte unter die Lupe zu nehmen und diese mit dem Ressourcenbedarf strukturiert zu bewerten. Die Aufnahme der Prozesse geht am besten vor Ort. Im Zuge des Shopfloor-Managements begleitete der Interim Manager den Abteilungs- bzw. Schichtleiter in die Abteilungen, sprich Einkauf, Warenannahme und Buchhaltung, und nahm alle Prozesse detailliert auf.
Durch die Ist-Analyse wurden zwei zentrale Prozessbarrieren ermittelt:
(1) Im Wareneingang wurden die Waren geprüft und übernommen. Die Freigabe der Lieferung lag jedoch in der Hand des Werkleiters, der dies aufgrund seiner sonstigen Aufgaben nicht zeitnah durchführen konnte. Demzufolge war der Lieferschein nicht im System erfasst und die darauf beruhende Rechnungsprüfung wurde nicht gestartet.
Dadurch, dass die Teilprozesse nicht synchron liefen, gab es permanente Klärungsschleifen, die den Prozess erheblich verzögerten.
Lösung: Die Freigabe erfolgt nun direkt durch den dafür geschulten Mitarbeiter in der Wareneingangs-Qualitätskontrolle. Die von ihm freigegebenen Lieferungen stehen dadurch kurzfristig der Buchhaltung zur Verfügung.
(2) Die Rechnungsprüfung erfolgte überwiegend händisch, das heißt ein Mitarbeiter verglich sorgsam die Angaben auf Bestellung/Lieferschein mit der Eingangsrechnung. Einige große Lieferanten für Glas beispielsweise waren bereits über EDI (Electronic Data Interchange) mit dem Unternehmen verknüpft. Aber auch wenn wertmäßig dadurch ein großer Teil der Rechnungswerte bearbeitet wurden, bleibt der mühsam zu vergleichende Anteil an Klein- und Kleinstrechnungen, die den Großteil des Rechnungseingangs ausmachen. Diese Papier- oder PDF-Rechnungen beanspruchten den Hauptanteil der Arbeitszeit.
Lösung: Infolge der EDI-Lösung stand bereits ein elektronischer Rechnungsprozess zur Verfügung, der allerdings nicht für jeden B- oder C-Lieferanten gangbar war. Mithilfe einer geeigneten Software zum Auslesen von Daten aus einem PDF-Dokument (OCR-Texterkennung wie z.B. ABBYY) und dem anschließenden Abgleich von Lieferschein- und den dazugehörigen Rechnungsdaten konnte der Anteil an zu prüfenden Dokumenten drastisch reduziert werden.
Insgesamt wurden durch diese Maßnahmen zirka 55 Prozent der Durchlaufzeit reduziert und der Anteil an realisierten Skontofällen konnte verdreifacht werden.
Partizipation und Kommunikation sind Erfolgsfaktoren
Um die Prozesse im Sinne des Kunden effizienter zu gestalten, führte der Interim Manager unter anderem Workshops mit den Mitarbeitenden der Abteilungen durch. So konnten Schnittstellen in den Prozessen identifiziert werden, die auch das vernetzte Arbeiten förderten. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Erarbeitung einer gemeinsamen Projektlösung, wobei eine leitende Funktion – in diesem Fall der Geschäftsführer – Teil des Teams sein sollte. Sind Veränderungen für Interim Manager Tagesgeschäft, lösen diese bei den betroffenen Mitarbeitenden oft Verunsicherung aus. Zum Beispiel das Digitalisieren und Eliminieren bestimmter Prozesse kann dazu führen, dass sich Verantwortungsbereiche und Aufgaben verschieben oder ganz entfallen. Eine transparente und ehrliche Kommunikation und die Beteiligung der Mitarbeitenden am Prozess sind daher wichtige Erfolgsfaktoren.
Thomas Vogel
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