Rennen Sie nicht dem Hype hinterher, sondern beginnen Sie operative Einsatzmöglichkeiten im Arbeitsalltag Ihres HR-Teams zu prüfen.
Wie können Sie ein KI-Initiative angehen?
Die Workshop-Reihe sollte nicht mit dem Thema Technologie beginnen, sondern mit den täglichen HR-Arbeiten, Zeit- und Reibungsverlusten, offenen Fragen der Beteiligten. Ziel ist, gemeinsam zu klären, wo KI im HR-Alltag sinnvoll unterstützt, wo sie Grenzen hat und welche Regeln intern gelten.
Dafür nehmen Sie die Erwartungen und Wünsche der Teams/Mitarbeitenden für einen Workshop vorab auf.
Genannt werden schnell Fragen bezüglich Rollenverantwortungen. Einmal, was darf ich als HR Business Partner (HR BP) innerhalb meiner Rolle (Input) und wie und was darf ich mit dem Ergebnis /Output ausführen. Welche Inhalte und Formate können an Führungskräfte und Mitarbeitende weitergeleitet werden?
Im ersten Schritt müssen Teammitglieder mehr Klarheit und damit Sicherheit zu den Themen Datenschutz und Compliance in Bezug auf die Nutzung von Generativer KI (inkl. Aufbau und Einsatz von Agenten) in ihrer Rolle gewinnen. Welche Ausgestaltung erlauben mir die vorliegenden Betriebsvereinbarungen im Unternehmen. In den meisten Unternehmen existieren bestehenden Betriebsvereinbarungen, die auf dieses vermeintliche neue Anwendungsgebiet im Team interpretiert werden müssen. Genehmigte Systeme und Datenarten sowie Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten stellen Fragen dar, die im Zusammenhang mit KI noch Unsicherheiten hervorrufen.
Besonders relevant sind praxisnahe HR-Anwendungsbeispiele, HR-Use Cases, die jeder Mitarbeitende aus dem operativen Arbeitsalltag einbringen sollte. Mit einem bottom-up-Ansatz die Use Cases zu definieren, die im Verlauf des KI-Praxis-Coaching erarbeitet werden, verkürzt die Dauer der „abwehrende" Skepsis mancher Teilnehmenden und leitet über in eine gesunde – da wissende – Aufmerksamkeit beim Einsatz von Generativer KI.
Sehr schnell wird deutlich, dass der Bedarf über eine einvernehmliche Vorgehensweise und Verfahren zwischen den Schnittstellen als notwendig – und zwar vorab – erachtet wird.
Voraussetzung sind gute Datenstrukturen, d.h. selbstredende Dokumentennamen und Laufwerkstrukturen, einheitliche Prozesse und ein gemeinsames Verständnis über die Zusammenarbeit an den Schnittstellen.
Gerade im Zusammenspiel zwischen den Rollen HRBP und HR Service und nicht zuletzt die Competence Center ist ein wertschöpfender Hebel zu betätigen.
In Abhängigkeit der im Einsatz befindlichen KI-Anbietern, wie z.B. Gemini, CoPilot als Microsoft-Modell der OpenAI LLM-Lösung ChatGPT, Claude oder Perplexity als LLM Modelle oder bildgebende Generatoren. Ziehen Sie hierzu immer Ihre interne IT-Abteilung hinzu.
Natürlich ist ein derartiger Workshop sehr hilfreich, wenn man sicherstellen kann, dass alle die einheitliche Version, so z.B. CoPilot Pro Version von MS, verwenden können. Zumeist werde die LLM-Modelle in unterschiedlichen Versionen zur Verfügung gestellt, so dass nicht jeder den gleichen Output generieren kann.
Viele Probleme entstehen nicht durch die KI selbst, sondern durch unklare Übergaben, Medienbrüche und unterschiedliche Arbeitsweisen. Deshalb sollte der Workshop auch folgende Fragen bearbeiten:
- Wer liefert welchen Input?
- Wer prüft den Output?
- Wer gibt final frei?
- Welche Datenquellen sind verbindlich?
- Wie werden Versionen und Ablagen benannt?
- Welche Standards gelten für Dokumente und Ordnerstrukturen?
Gerade hier kann ein gemeinsames Verständnis viel Zeit für die spätere Implementierung sparen.
Die Auswahl des LLM Modells versteht sich dabei weniger als isoliertes Tool-Thema, sondern als Teil des täglichen Handwerkzeugs im Haus. Zeiträume in den Workshops, in denen das ausgewählte KI-Modell ausprobiert wird, sind wichtig, sollen aber nicht im Mittelpunkt der Workshop-Reihe stehen.
Einen weiteren fundamentalen Anteil für die Ermöglichung des effizienten und richtigen Einsatzes von KI-Modellen ist die Unterstützung durch Führungskräfte. Die Rückendeckung für Fehler und Ressourceneinsatz, klare Erwartungsformulierung für das Team und Priorisierung in der Führungsrolle ist ein unabdingbarer Rahmenparameter, um im Team innovativ neue Vorgehensweisen zu erarbeiten.
Ohne Rückendeckung der Führungskräfte bleibt KI oft ein Nebenprojekt. Deshalb sollten Führungskräfte früh klären:
- Welche Zeit darf das Team für Experimente nutzen?
- Welche Fehler sind im Lernprozess akzeptabel?
- Welche Prioritäten werden zugunsten des KI-Lernens verschoben?
- Welche Erwartungen gibt es an Produktivität und Qualität?
- Wie wird der Transfer in den Alltag unterstützt?
Gerade am Anfang ist wichtig, dass KI nicht nur als Effizienzwerkzeug verstanden wird, sondern als Lernfeld mit klarer Priorisierung. Damit kann das Team innovativ neue Vorgehensweisen erarbeiten.
Nach den Workshops wäre es sinnvoll, gemeinsam eine Masterliste konkreter Use Cases zu definieren und diese vorab mit einer Ziellösung zu beschreiben. Die besten operativen Ideen kommen dabei aus der Gruppendiskussion. Die Wahrscheinlichkeit einer komfortablen, digitalen Lösung für den UseCase ist dabei stark von den Datenqualitäten und -strukturen abhängig.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der nachhaltige Wissensaustausch über das Erlernte: Formate wie eine Community of Practice, Lernzirkel oder regelmäßige Austauschtermine über Unternehmensbereiche hinweg sind sehr hilfreich, insbesondere mit Blick auf Erfahrungen, Fehler und konkrete Tipps.
Wesentlich ist es, dass jedes Unternehmen eine Co-Evolution der lizenzierten KI Modelle betreiben und nicht auf ein einmalig aufgesetztes und statisches Regelwerk vertrauen sollte. Dies wird neue Aufsichtsfunktionen erfordern, wie z.B. ein Vier-Augen-Prinzip,
Qualitätsprüfungen und Freigabeschritte und eine Art Entwicklungsgremium für fortlaufende Verbesserungen durch den Einsatz von KI-Modellen.
Langfristig wird sich auch die Frage nach neuen Tätigkeitsgruppen und Aufgaben stellen, die über neue Prozesse, Schnittstellen und Zwischenprodukte ermöglicht werden.
Inkrementelle Innovation lassen sich so bottom-up entwickeln, obwohl sie nicht die oberste Priorität für einen KI Praxis Coaching haben, aber ein nachhaltiges Ergebnis der Workshop-Reihen sein werden.
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