Strategische Finanztransformation im Hyper-Growth eines KI SaaS-Unternehmens von 2,5 Mio. Euro auf 15 Mio. Euro ARR

Branche: Software-as-a-Service (SaaS) / Gov-Tech

Linienfunktion: Finanzen (Vice President Finance / CFO)

Thema: Transformation, Skalierung, HyperGrowth, agil

Umsatz: Steigerung von 2,5 Mio. Euro auf 15 Mio. (Euro Annual Recurring Revenue – ARR)

Mitarbeiter: Verdopplung von 60 auf 120 Mitarbeiter

Ausgangslage: Wachstum braucht ein Fundament

Als das Unternehmen Ende 2022 die Phase des massiven Marktausbaus antrat, war das Unternehmen bereits erfolgreich am Markt positioniert. Mit der zunehmenden Komplexität der Geschäftsvorgänge – zusätzlich getrieben durch die internationale Expansion und steigende Mitarbeiterzahlen – waren die internen, administrativen Prozesse offensichtlich an ihre Grenzen gestoßen. In einer solchen Situation stehen CEOs vor der Herausforderung, dass das Tagesgeschäft die strategische Weiterentwicklung unmöglich macht und die Zukunftsaussichten des Unternehmens kritisch erscheinen lassen.

Aufgabe: Die strukturelle Lücke schließen

Mein Auftrag als Interim Vice President Finance bestand darin, diese strukturelle Lücke zu schließen. Das Ziel war nicht weniger als die vollständige Transformation der Finanzfunktion in eine agile, hoch performante Einheit, die den Anforderungen internationaler Investoren und den Besonderheiten des Software-as-a-Service (SaaS) Geschäftsmodells gerecht wurde. Das Ziel war die vollständige Transformation der Finanzfunktion in eine agile, hoch performante Einheit. Diese neue Organisation musste insgesamt vier wesentlichen Anforderungen gerecht werden:

Lösung 1: Die digitale Architektur als Rückgrat der Skalierung

Ein zentraler Meilenstein des Mandats war neben der Einführung eines angepassten und umfassenden Planungstools die Implementation eines modernen cloudbasiertem Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systems. In einem Umfeld, das durch eine Vielzahl von Transaktionen im Bereich Business-to-Government (B2G) geprägt ist, ist die fehlerfreie und automatisierte Verarbeitung von Daten überlebenswichtig. Durch die Implementierung einer Cloud-basierten Lösung mit direkten Schnittstellen zum Customer-Relationship-Management-System Salesforce wurde eine „Single Source of Truth" geschaffen.

Der wesentliche Vorteil für das Unternehmen lag hierbei nicht nur in der Zeitersparnis. Vielmehr ermöglichte die neue Systemlandschaft eine Echtzeit-Transparenz über alle wesentlichen Kennzahlen. Für das Management bedeutet dies den Wechsel vom reaktiven Verwalten hin zur proaktiven Steuerung. Wenn Entscheidungen über Investitionen oder Personalaufbau auf Basis aktueller Daten getroffen werden können, sinkt das unternehmerische Risiko signifikant. Die automatisierte Erfassung der Finanzströme legte zudem den Grundstein für einen „Fast Close", also einen beschleunigten Monatsabschluss, der die Berichterstattung an das Board erheblich effizienter gestaltete. Darüber hinaus wurde ein tief gestaffeltes SaaS KPI-Dashboard mit allen wesentlichen Kennzahlen (ARR, Churn, Cash-Burn, Rule-of-40 etc.) etabliert.

Lösung 2: Internationalisierung und institutionelle Reife

Wachstum im SaaS-Sektor findet heute selten nur in einem nationalen Markt statt. Im Rahmen des Mandats wurde die Expansion nach Frankreich und in die USA aktiv vorangetrieben. Dies beinhaltete nicht nur die Gründung der internationalen Tochtergesellschaften in Paris und New York, sondern auch den Aufbau der dazugehörigen rechtlichen und steuerlichen Compliance-Strukturen, sowie die effiziente und skalierbare Einbettung der Tochtergesellschaften in ERP- / Planungs- / Compliance- und Reporting-Strukturen

Für einen Kunden liegt der langfristige Nutzen eines erfahrenen Interim Managers in dieser Phase in der Vermeidung von Fehlern bei der internationalen Strukturierung. Die Komplexität von Intercompany-Leistungsbeziehungen und die Einhaltung lokaler regulatorischer Anforderungen in den USA erfordern tiefgreifendes Fachwissen. Durch die professionelle Begleitung konnte sichergestellt werden, dass die globale Präsenz auf einem soliden rechtlichen Fundament steht, was bei späteren Unternehmensbewertungen ein entscheidender Faktor ist.

Lösung 3: Fundraising und die Sprache der Investoren

Ein Unternehmen, das von Venture Capital getragen wird, befindet sich in einem permanenten Dialog mit seinen Anteilseignern. Während meines Engagements bei dem Unternehmen stand die Vorbereitung und Begleitung komplexer Finanzierungsrunden im Fokus. Ein entscheidender Erfolgsfaktor war hierbei die Prozessverantwortung für den gesamten Due-Diligence-Prozess.

Ein gut strukturierter Datenraum und die Fähigkeit, kritische Fragen der Investoren präzise und datenbasiert zu beantworten, sind das A und O für den Erfolg einer Kapitalrunde. Die Sicherung von insgesamt über 18 Millionen Euro an zusätzlichem Kapital unterstreicht, dass das Vertrauen der Investoren maßgeblich durch die Professionalität der Finanzorganisation gestärkt wurde. Ein Interim-CFO fungiert hierbei als Brücke: Er spricht die Sprache der Investoren und versteht gleichzeitig die operativen Zwänge des Gründerteams. Dies reduziert Reibungsverluste und beschleunigt den Zufluss liquider Mittel.

Lösung 4: Der menschliche Faktor – Teambuilding und Kultur

Hinter jeder erfolgreichen Transformation stehen Menschen und Skalierung bedeutet, dass Prozesse, die gestern noch funktionierten, heute brechen (Organisational Debt). Neben der Einführung von Systemen und Prozessen lag ein wesentlicher Schwerpunkt auf dem Formen eines schlagkräftigen Finanzteams. In einer Phase, in der sich die Mitarbeiterzahl von 60 auf 120 verdoppelte, war es essenziell, eine Arbeitskultur zu etablieren, die Agilität mit Genauigkeit verbindet.

Durch gezieltes Coaching und die Rekrutierung fachlich versierter Spezialisten wurde eine Abteilung geschaffen, die heute eigenständig auf höchstem Niveau agiert. Der langfristige Benefit für den Kunden ist hier die Nachhaltigkeit: Ein Interim Mandat ist dann am erfolgreichsten, wenn der Manager sich am Ende überflüssig gemacht hat, weil er eine Organisation hinterlässt, die stabil und zukunftsfähig ist. Die wertschätzende und ehrliche Kommunikation war dabei der Schlüssel, um das Vertrauen der Belegschaft in die notwendigen Veränderungen zu gewinnen.

Ergebnis: Strategischer Mehrwert über den Tag hinaus

Die Zusammenarbeit zwischen Interim Manager und SaaS-Unternehmen zeigt eindrucksvoll, dass Interim Management im Finanzbereich weit über eine bloße Überbrückung von Vakanzen hinausgeht. Es ist ein strategisches Instrument zur Wertsteigerung. Durch die Professionalisierung von Accounting, Controlling und Reporting sowie die Skalierung der Back-Office-Funktionen wurde das Unternehmen in die Lage versetzt, den Sprung zum global agierenden Scale-up erfolgreich zu meistern.

Die langfristigen Vorteile für das Unternehmen sind vielfältig: Eine deutlich erhöhte Kapitaleffizienz, die Minimierung des „Cash-Burn", ein minimiertes Haftungsrisiko durch saubere Compliance und – vielleicht am wichtigsten – ein Management, das den Rücken frei hat für Innovation und Marktgestaltung. Wie der CEO treffend formulierte, ist das Vertrauen in die Prozesse und Insights heute die Basis für den steilen Wachstumskurs. Für Unternehmen in ähnlichen Situationen bietet der Einsatz eines erfahrenen Experten die Sicherheit, auch in turbulenten Zeiten stets die Kontrolle über die finanzielle Fahrtrichtung zu behalten.

Fazit des Kunden (Testimonial)

„Ruben kam in einer herausfordernden Zeit zu uns. Er etablierte mit seiner Hands-On-Mentalität innerhalb kürzester Zeit ein hochprofessionelles und performantes Accounting und Controlling, formte ein starkes Finance-Team und navigierte uns durch turbulente Zeiten hin zu dem steilen Wachstumskurs, den wir heute haben. Seine positive Einstellung und die wertschätzende, ehrliche Kommunikation erarbeitete er sich schnell mein volles Vertrauen. Ohne ihn wären wir nicht da, wo wir heute stehen." (CEO)

PROFIL VON RUBEN FAUST BEI UNITEDINTERIM – AUF DAS PROFESSIONELLE INTERIM MANAGEMENT SPEZIALISIERTE PLATTFORM FÜR DIE DACH-REGION

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