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Case-Studies und Blogbeiträge von professionellen Interim Managern und Interim Managerinnen

Medizinische Dienstleistung: Fit-for-the-Future!

Branche: Medizinische Dienstleistung (Großlabor)

Linie: General Managment (CEO), Finanzen (CFO) Bevollmächtigter der Geschäftsführung

Thema: Change und Restrukturierung

Umsatz: 100 Mio. Euro

Mitarbeiter: 1.000

Aufgabe: Analyse und Anpassung der Firmenstruktur

Situation

​Auftraggeber  war ein Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) in Nordrhein-Westfalen mit 1.000 Mitarbeitern. Das MVZ erbringt Labordienstleistungen und prüft im Durchschnitt 25.000 Blutproben und Proben anderer Körpersekrete am Tag (38.000 an Spitzentagen). Das MVZ erfuhr zwei Jahre vor dem Projekt einen Eigentümerwechsel. Dem Eigentümerwechsel folgte ein Managementwechsel Ende 2015 und ein Standortwechsel zu Beginn 2016 mit einem parallelen Systemversionswechsel. Der Interim Manager wurde damit beauftragt, die komplette Firmenstruktur zu untersuchen und anzupassen. Die besondere Herausforderung bestand darin, dass nur medizinisches Personal im Management des MVZ im Einsatz war, dem wesentliche kaufmännische Kenntnisse fehlten. Das MVZ war zu Projektbeginn leicht defizitär. Der Interim Manager entwickelte ein Restrukturierungskonzept, das er in drei Blöcke unterteilte: Sofortmaßnahmen, Transition-Elemente und ein Fit-for-the-future Paket.

Vorgehensweise und Projektverlauf

A. Sofortmaßnahmen: Anpassung des Reporting - Wiederherstellung der Profitabilität

​Die Sofortmaßnahmen beinhalteten den Abschluss des Umzugs und des Systemversionswechsels, die Anpassung des Reporting an die Erfordernisse des neuen Eigentümers und einige kaufmännische Maßnahme zur Wiederherstellung der Profitabilität. Unter anderem zählten zu den Sofortmaßnahmen:

​​(1) Erstellung eines Arbeitssicherheitskonzeptes, Entwicklung von Notfallplänen

(2) Regelung Gebäudemanagement und Anstellung des Haustechnikers

(3) Anpassung der Prozesse im Berichtswesen an die realen Bedürfnisse

(4) Einrichtung eines Projektmanagement Büros (PMO)

(5) Beseitigung der wichtigsten IT Defizite, Entwicklung einer Basis-Strategie

(6) Überprüfung der Abrechnungskennziffern und Anlegen neuer Ziffern 

(7) Überprüfung der Lagerhaltung und Logistik hinsichtlich Working Capital 

(8) GuV-Rechnung für jedes Krankenhausprojekt erstellen

B. Transitionselemente zur Stabilisierung und Neuausrichtung

​Um das MVZ nach den wesentlichen Einschnitten (neuer Eigentümer, neues Management, neuer Standort und neue Systemversion) zu stabilisieren und auszurichten, hat der Interim Manager eine Reihe von sogenannten Transition-Elementen definiert, erarbeitet und umgesetzt. Dazu zählten unter anderem:

(1) Strategie Workshop, Kommunikation der Ergebnisse an alle Mitarbeiter

(2) Schaffung der benötigten Strukturen, Prozesse und Systeme

(3) Vielfältige Änderungen in den Buchhaltungs- und Einkaufsprozessen

(4) SAP Einführung (externes Hosting, daher nur Template Anpassungen)

(5) Überprüfung der Outsourcing Verträge mit den Krankenhäusern

(6) Einführung und Training von Compliance Richtlinien

(7) Organisationsentwicklung, 100 MA zur Leistungserbringung eingestellt

(8) Akquisition einer 100% Tochterfirma zur Reduktion der Komplexität

(9) Reorganisation des größten Labors außerhalb des Standortes

(10) Überprüfung der Laborprozesse und Anpassung wo erforderlich

(11) Ersetzung von zwei wichtigen Managern

(12) Anstellung neuer Manager inkl. eines professionellen Projektmanagers

(13) Ein- und Durchführung einer Mittelfristplanung (5 Jahre)

(14) Digitalisierung der Auftragserfassung und der Befundübermittlung (App)

(15) Microsoft und Oracle Lizenzaudit und Lizenzerneuerungen

(16) Organisation des Vertriebes hinsichtlich neuer Angebote

(17) Qualitätsmanagement Review

(18) Einführung eines Customer Care Programms und eines CRM Systems

C. Fit-for-the-future Programm: von Führungskräftetraining bis Automatisierung 

​Nach Abschluss der Stabilisierungsphase hat der Interim Manager dann ein Fit-for-the-future Programm entwickelt, um eine solide Basis für die Fortsetzung der erfolgreichen Unternehmensgeschichte zu erstellen. Dieses Programm beinhaltete unter anderem:

(1)Führungskräftetraining und Management-Entwicklungsprogramm

(2) Einstellung eines CFO für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess

(3) Anpassung der Controlling Prozesse basierend auf SAP

(4) Einführung eines Produktmanagements

(5) Entwicklung einer langfristigen IT Strategie

(6) IT Transformationsprogramm inkl. IT Sicherheit und Systemintegration

(7) Einführung eines Gesundheitsmanagement Programms

(8) Nachverhandlungen der verlustbringenden Krankenhausverträge

(9) Personalentwicklung auf Basis von Skill-Matrizen

(10) Change-Management Programm zur Unterstützung des Kulturwandels

(11) Implementierung einer Corporate Governance und Compliance Checks

12) Weitere Komplexitätsreduktion durch weitere Prozessautomatisierung

Profitabilität und Umsatzwachstum erreicht

​Das MVZ war nach 6 Monaten wieder profitabel und konnte aufgrund der Einführung neuer Abrechnungskennziffern eine Reihe von zusätzlichen Tests abrechnen, sodass der Umsatz in 2016 wuchs. Insgesamt ist das Unternehmen nun fit für die Zukunft aufgestellt. Das Management ist auf künftige Herausforderungen gut vorbereitet und mit den relevanten Methoden vertraut. 

Fritz B. Höring
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