UNITEDINTERIM Blog

Case-Studies und Blogbeiträge von professionellen Interim Managern und Interim Managerinnen

Papier: Modernisierung und serviceorientierte Ausrichtung von IT-Organisation und -Prozessen

Branche: Verabeitendes Gewerbe - Papierindustrie

Linienfunktion:  Leiterin IT

Thema: Aufbau- und Ablauforganisation, Business Intelligence, Demand Management, Digitalisierung, Digital Roadmap, Effizienzsteigerung, ERP, Personalentwicklung, Projektmanagement, Prozess-Optimierung, Service Excellence,

Umsatz: N/A

Mitarbeiter: 500

Ausgangssituation

Das Unternehmen mit Sitz in Hessen ist ein mittelständisches, eigentümergeführtes Familienunternehmen, das seit sechzig Jahren umweltfreundliche Papiere für Wellpappenverpackungen herstellt. An den Standorten in Hessen und Thüringen verfügt es über eine Jahreskapazität von 1 Mio. Tonnen Wellpappenrohpapier und zählt damit zu den zu den führenden Herstellern Deutschlands und Europas auf unserem Sortengebiet.

Das IT-Team besteht aus 6 Mitarbeitern an den beiden deutschen Standorten. Es handelt sich um Allrounder für IT-Anwendungen, -Systeme und -Infrastruktur. Ein Mitarbeiter scheidet in 3 Monaten aus. Der Leiter IT verlässt in einem Monat das Unternehmen; das Recruiting eines Nachfolgers ist ongoing. Die IT-Mitarbeiter und die Key User in den Fachbereichen sind mit Projekt- und Tagesgeschäft mehr als gut ausgelastet und stehen nur bedingt zur Verfügung. Es liegt eine heterogene IT-Landschaft vor mit zwei ERP-Systemen und diversen Insellösungen. Die Datenqualität der Management-Berichte mit unterschiedlichen Tools und Datenquellen wird als unzureichend bewertet. Die IT-Infrastruktur wird derzeit modernisiert bzw. erneuert. Diverse voneinander abhängige IT-Projekte sind gestartet, teilweise mit unklarer Definition, Planung und Status sowie erheblichem Terminverzug. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den externen Partnern und mit den internen Fachbereichen sind distanziert und wenig transparent.

Ziele

Es ist das Ziel, die IT-Systeme zu harmonisieren und auf den aktuellen Stand zu bringen, um die sie gesamthaft bzw. übergreifend für Steuerungszwecke stärker mit einem höheren Automatisierungsgrad nutzen zu können. Die Stichwörter in diesem Zusammenhang lauten Single Point of Truth (SPOT) und verlässliche Kennzahlen. Zudem sollen Möglichkeiten der Automatisierung und Digitalisierung genutzt werden, wo sich dies mit Mehrwert einsetzen lässt. Ein wichtiges Unternehmensziel ist Kostenführerschaft. Die Gewinnung zusätzlicher Transparenz soll einen wichtigen Beitrag hierzu leisten. Darüber hinaus sollen die IT-Systeme angemessen lean gestaltet werden.

Meine Aufgaben als Leiterin IT ad interim im Zeithorizont von ca. 9 Monaten:

  • Nach Weggang des Leiters IT fachliche und disziplinarische Führung der IT-Mitarbeiter an den beide deutschen Standorten
  • Recruiting und Einarbeitung eines Leiters IT
  • Bericht an den CFO
  • Aufsetzen einer strategisch optimal ausgerichteten IT-Organisation
  • Sicherstellung des stabilen Betriebs der IT-Landschaft unter Berücksichtigung der Anforderungen von IT Compliance und Informationssicherheit 
  • Entwicklung einer mit den Stakeholdern abgestimmten IT-Strategie sowie IT Roadmaps mit Projektportfolio und Maßnahmen
  • Aufsetzen des IT (Multi-) Projektmanagements sowie Leitung der laufenden IT-Projekte
  • Optimierung der Zusammenarbeit mit externen Partnern und den internen Fachbereichen

Vorgehen

1. Klärung der Zielsetzung mit den Stakeholdern (Geschäftsführung, Abteilungsleiter)

2. Darstellung der Ist-Situation, Handlungsfelder, Roadmaps und Projektportfolio mit folgender Struktur:

  • Stakeholder
    • IT Compliance / gesetzliche Anforderungen (GDPDU)
    • Informationssicherheit
  • Prozesse & Technik
    • IT Sourcing Management
    • IT-Personalplanung & -Entwicklung
  • Finanzen
    • IT-Kosten und -Investitionen

3. Initiierung sowie Durchführung bzw. Verfolgung der nachfolgend genannten Aktivitäten und Maßnahmen

4. Statusbericht und Übergabe an den nachfolgenden Leiter IT

Aktivitäten & Ergebnisse

Folgende Inhalte der erstellten IT Roadmaps wurden von mir initiiert bzw. durchgeführt:

  • Stakeholder
    • IT 4 Business (IT Anwendungen)
      • Teilprojektleitung IT von laufenden Projekten: Projektdefinition und Ressourcenplanung neu aufgesetzt und Projekte in Time und Quality abgeschlossen
      • Digitalisierte Rechnungseingangsprüfung
      • Digitalisierter Wareneingangsprozess und Yard Management
      • EDI-Anbindung Kunden fortgeführt
      • Implementierung firmeninternes Messenger Tool als Alternative zu WhatsApp
      • Projektdefinition und -Planung Upgrade ERP Systeme erstellt
    • Business Intelligence BI
      • Architekturkonzept Business Intelligence für das operative und strategische Reporting: Projektdefinition und -planung, Auswahl externer Dienstleister, Ist-Aufnahme, Konzeption sowie Formulierung von Business Cases begleitet. Realisierung des ersten Business Case-Vertriebsreportings gestartet.
      • Aufbau von BI Knowhow in IT und Fachbereichen veranlasst
    • IT Compliance / gesetzliche Anforderungen (GDPDU)
      • Maßnahmenkatalog zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten aufgestellt, priorisiert und erste Punkte umgesetzt, v. a. Erstellung von Auftragsverarbeitungsverträgen und Verfahrensbeschreibungen
    • Informationssicherheit
      • Begleitung externer IT Security Assessments sowie Ableitung und Verfolgung der Maßnahmen
      • IT-Notfallplan erstellt
      • Rolle des externen Informationssicherheitsbeauftragten (ISB / CISO) definiert und bei Auswahl eines externen Partners unterstützt
  • Prozesse & Technik
    • IT Service Management ITSM
      • Etablierung IT-Projektmonitor für Priorisierung, Planung und Monitoring von Anforderungen und Projekten
      • Konzept für Incident Management und Service Request Management nach ITIL erstellt
      • Upgrades und Updates von Betriebssystemen und Datenbanken organisiert
      • Auswahl und Start Testbetrieb ITSM Tool („IT Ticket System")
    • IT Infrastruktur
  • Personal & Partner
    • IT Personalplanung & -Entwicklung
      • Definition Stellenprofile
      • Festlegung standortübergreifende Zuständigkeiten inkl. Stellvertretungen
      • Weiterbildungsplanung
      • Stellenausschreibungen & Recruiting von IT-Mitarbeitern
      • Unterstützung Recruiting und Einarbeitung eines neuen IT Leiters
    • IT Sourcing Management
      • Prüfung aktueller Support-, Lizenz- und Wartungsverträge, evtl. Verlängerung, Änderung, Kündigung
      • Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen
  • Finanzen
    • IT-Kosten und Investitionen
      • IT Asset Liste erstellt (Systeme, Equipment, Lizenzen, …)
      • Liste Budget und Kosten erstellt

Zusammenfassung

Nach Klärung der Zielsetzung lag mein besonderes Augenmerk in der Organisation und Entwicklung des IT-Teams und in der Leitung der laufenden IT-Projekte, um die genannten strategischen und operativen Anforderungen aus Business, Compliance, Informationssicherheit und Stand der Technik zu erfüllen.

Angesichts der angespannten Ressourcensituation war es zu Beginn entscheidend, die aktuellen und anstehenden Themen zu priorisieren, unter Berücksichtigung von inhaltlichen Abhängigkeiten, Risikoaspekten, verfügbarer Kompetenzen, quantifizierter Aufwand und Nutzen.

Der von mir aufgesetzte Projektmonitor mit über 60 Projekten/Maßnahmen war ab sofort eine gute Basis für die Regelkommunikation und Transparenz innerhalb der IT, gegenüber unseren Stakeholdern und externen Partnern.

Neben der Fokussierung auf die Themen mit hoher Priorität, brachte die einhergehende Schaffung von klaren, stärkenorientierte Zuständigkeiten eine Entlastung des IT-Teams. Dadurch konnten kurzfristig die inhaltlich schwächer besetzten Aufgabenbereiche gezielt bei externen Partner angefragt, das Recruiting von Spezialisten gestartet und Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter angegangen werden.

Zudem agierte nun jeder IT-Anwendungsspezialist als Business Partner eines oder mehrere Fachbereiche und wurde damit Single Point of Contact (SPOC) für all deren IT-Belange. Damit schafften wir es, alle Anforderungen und Problemstellungen zu bündeln, die IT-Techniker zu entlasten und eine unmittelbar spürbare Erleichterung sowie eine verbesserte, enge Zusammenarbeit zwischen IT und Business zu schaffen. Erfolgsentscheidend war hier auch, dass die Fachbereiche von zentralen Ansprechpartnern (Key Users) vertreten wurden.

Weiter half zum einen der Ausbau von Monitoring- und Alerting-Tools zur Überwachung der Systeme, Infrastrukturkomponenten und Themen der Informationssicherheit, zum anderen das Voranbringen der Virtualisierung von Servern und Systemen bei der Entlastung der IT-Mitarbeiter.

Mit den geschaffenen Kapazitäten und den ersten Schritten zur serviceorientierten Ausrichtung von IT-Organisation und -Prozessen, konnten wir konzentriert und gezielt die weiteren oben genannten IT-Projekte angehen: Zur Modernisierung und Optimierung der IT-Infrastruktur, zum Ausbau der Digitalisierung durch die Ablösung bzw. Implementierung von IT-Anwendungen, zur Erfüllung der Anforderungen aus Informationssicherheit und Compliance sowie zur Optimierung der IT-Prozesse.

Mit Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer war der neue Leiter IT eingearbeitet, die Personallücken in der IT geschlossen und das Recruiting zusätzlicher IT-Mitarbeiter hatte begonnen. Damit waren optimale Voraussetzungen geschaffen für die Optimierung von Geschäfts- und Produktionsprozessen durch Digitalisierung, als Garant für Wachstum, Effizienz und letztendlich für Wettbewerbsvorteile des Unternehmen.

Adelheid Zimmermann

Profil bei UNITEDINTERIM

Oberdorfstr. 11
86972 Altenstadt

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www.az-itmanagement.com

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