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Case-Studies und Blogbeiträge von professionellen Interim Managern und Interim Managerinnen

Restrukturierungsprojekt im Sondermaschinenbau

Branche: Maschinen- und Anlagenbau - Sondermaschinen-/ Prüfstandsbau

Linienfunktionen: Technik/Produktion - Geschäftsbereichsleitung „System Engineering" und „Operations"

Thema: Restrukturierung, Ablauf-/Aufbauorganisation, Systems-Engineering, Tschechien

Umsatz: N/A

Mitarbeiter: N/A

Ausgangssituation

Das Unternehmen entwickelt und baut Prüfstände für die Automobil- und Nutzfahrzeugindustrie sowie für Umwelt- und Zulassungsbehörden. Wachsender Preisdruck auf dem Weltmarkt und erhöhte Nachfrage nach kürzeren Lieferzeiten sowie individuellen Lösungen machen eine Überarbeitung der Abläufe und Aufbauorganisation notwendig. Daher wird ein umfassendes Restrukturierungsprojekt erforderlich. Weil intern die notwendigen Kapazitäten für die Projektleitung nicht vorhanden sind, wird hierfür externe Unterstützung durch einen entsprechend qualifizierten und kurzfristig zur Verfügung stehenden Interim Manager nachgefragt.

Aufgabenstellung, Arbeitsschwerpunkte und Ziele

Übernahme der Projektleitung und diesbezüglichen Führung von zwei Geschäftsbereichen im Rahmen der Restrukturierung des Unternehmens an den betreffenden Standorten in Deutschland und Tschechien.

Folgende Schwerpunkte bildeten die Basis der Umsetzungsmaßnahmen:

(1) Entwicklung und Bewertung unterschiedlicher Modelle zur neuen Aufbauorganisation.

(2) Entwicklung, Aufbau und Strukturierung des neu zu organisierenden Bereichs „System Engineering" und Definition seiner Kernaufgaben. Diese sind insbesondere

(a) die Entwicklung von individuellen Kundenlösungen,
(b) die damit verbundene Risiko- und Aufwandsabschätzung in der Angebotsphase,
(c) die Detaillierung und Ausarbeitung von technischen Konzepten nach Auftragserteilung als verbindliche Vorgabe für die Designphase sowie
(d) die Umsetzungsüberwachung bis zur Inbetriebnahme. ​

(3) Erarbeitung und Abstimmung von Stellenbeschreibungen und Mitwirkung bei der Stellenbesetzung und Mitarbeiterqualifizierung.

(4) Suche und Aufbau von qualifizierten Nachfolgern an beiden Standorten.

(5) Installation und Durchführung von Teambildungsprozessen zur Unterstützung und Verbesserung der interdisziplinären Zusammenarbeit an beiden Standorten.

(6) Umbau der Strukturen des Bereiches „Operations". Dieser umfasste die mechanische und elektrische Prüfstandkonstruktion und -detaillierung, die Inbetriebnahme der Prüfstände incl. deren Vorabnahmetests hin zu eigenverantwortlichen und wesentlich eigenständig agierenden Abteilungen.

(7) Einleitung und Umsetzung von Qualifizierungsmaßnahmen zur - vor allem - persönlichen Entwicklung der Team- und Abteilungsleiter.

(8) Entfeinerung von Aufgabenfeldern zwischen beiden Geschäftsbereichen

(9) Aufbau der Verantwortung für eine komplette und funktionsfähige Feldbetreuung (Garantie, Wartung, Kundendienst, Ersatzteilversorgung) von Prüfständen über die gesamte Lebensdauer.

(10) Mitarbeit und Support bei der Erstellung eines Prozess Handbuchs, welches alle „Supply Chain Prozesse" über den gesamten End-to-End Prozess umfasst.

(11) Definition von Schnittstellen sowie Abstimmung und Festlegung der Verantwortlichkeiten für alle Prozess-In-und Outputs.

(12) Entwicklung, Test und Ausrollen eines Navigators (Handhabungswerkzeug) zur effizienten Handhabung des Prozesshandbuchs.

(13) Entwicklung und Einführung eines „Tracking Tools" zur Verbesserung und Verfolgung der Qualität der einzelnen Prozessschritte anhand aktueller Projekte in allen Phasen vom „Verkauf" bis zur „Endabnahme/ Kundenübergabe".

(14) Umsetzung aller dafür erforderlichen Maßnahmen für die Bereiche „System Engineering" und „Operations" 

Vorgehen

Wesentlich trugen klare Vereinbarungen sowie das regelmäßige Nachhalten folgender Maßnahmen dazu bei, dass das komplette Aufgabenpaket zielgerichtet umgesetzt wurde:

(1) Regelmäßige zielführende Abstimmungen mit dem Geschäftsführer.

(2) Regelmäßige Teilnahmen am Leadership-Meeting zur Platzierung von Kernthemen, Meinungsaustausch und Entscheidungsfindung.

(3) Installation geregelter Jour Fixe Termine mit allen Teams und Abteilungen der zugewiesenen beiden Bereiche.

(4) Vereinbarung und Nachhalten von Jahreszielen mit allen unterstellten Führungskräften. Methodisch, strukturiert und transparent.

(5) Vertrauensaufbau durch Glaubwürdigkeit, Authentizität und offene Kommunikation. Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einbinden. Respektvoller Umgang leben und einfordern.

(6) Konsequente Umsetzung der Vereinbarungen und Ziele.

Zielerreichung

Das Restrukturierungsprojekt konnte entsprechend der Zielstellung abgeschlossen werden:

(1) Robuste Aufbau- und Ablauforganisation sowie stabile Personalstrukturen.

(2) Klar geregelte Prozesse, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten

(3) Robuste und konstruktive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen „System Engineering" und „Operations" zwischen beiden Standorten.

Wenn auch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Lockdowns in Deutschland und Tschechien erhebliche organisatorische Anstrengungen erforderten, so sind wir mit allen vereinbarten Maßnahmen im Zielkorridor gelandet.

Dr. Gerhard Müller-Spanka

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