Return on Interim Management: Strategischer Einkäufer Bau - Öffentliche Versorgung

RoIM (Return on Interim Management) als interimistischer, strategischer Einkäufer bei einem Öffentlichen Auftraggeber (Versorgungsunternehmen) für Bauplanungs- und Bauleistungen und von Sonderprojekten

1. Aufgabenstellung

Bei einem öffentlichen Auftraggeber der Landeshauptstadt Potsdam (Versorgungsunternehmen) mit ca. 250 Mio. Euro Jahresumsatz und rund 500 Mitarbeitern war in 2018 kurzfristig eine interimistische Position als strategischer Einkäufer von Bauplanungs- und Bauleistungen und von Sonderprojekten (klimaneutrale Energieversorgung für ein neues Stadtquartier mit ca. 10.000 Einwohnern) zu besetzen. Beim Vergaberecht für Öffentliche Auftraggeber handelt es sich um ein komplexes Rechtsgebiet. Der Begriff „Vergaberecht" umfasst laut Definition alle Vorschriften und Regelungen über die Vergabe öffentlicher Aufträge. Diese schreiben das Verfahren vor, welches es beim Einkauf von Gütern und Leistungen für die öffentliche Hand zu beachten gilt. Die Vorschriften zum Vergaberecht sollen dabei gewährleisten, dass die Grundsätze des Wettbewerbs zu denen Transparenz sowie von Gleichbehandlung zählen, Beachtung finden. Dies soll unter anderem dazu führen, dass die öffentliche Hand vom besten Preis-Leistungs-Verhältnis profitiert. Das Vergaberecht beruht auf einer Vielzahl von Regelungen und Verordnungen, zu denen sowohl Bundesgesetz, Landesgesetze als auch EU-Verordnungen gehören. Ein einheitliches Vergabegesetz existiert somit nicht. Der Einkauf des Öffentlichen Auftraggebers fungiert auch als Vergabestelle.

Die Kosten eines Interim Managers werden teilweise als hoch empfunden. Allgemein gilt als Orientierung: Die Kosten eines Interim Managers liegen pro Manntag bei ca. 1% des Bruttojahresgehaltes eines vergleichbaren, festangestellten Managers/in. Allerdings muss man bei dem Kostenvergleich die Gehaltsnebenkosten und bezahlten Urlaubszeiten einer Festanstellung sowie die sofortige Verfügbarkeit und die erfahrungsgemäß sehr hohe Qualifikation und Erfahrung des Interim Managers berücksichtigen. Wenn man die Kosten für den Interim Manager mit dem wirtschaftlichen Ergebnis vergleicht, relativieren sich sehr oft die Kosten schnell zu einem ansprechenden Preis-Leistungs-Verhältnis.

2. Vorgehen

In meinem Falle hatte ich nach der ersten Kontaktaufnahme durch meinen Provider und der nachfolgenden Telefonkonferenz mit dem Auftraggeber Mitte Juli 2018, innerhalb von ca. 2 Wochen meinen Einsatz bei dem Öffentlichen Auftraggeber in Potsdam gestartet (Vorteil sofortige Verfügbarkeit vs. Personalrekrutierungskosten und Dauer Personalsuche für einen angestellten Mitarbeiter).

Mit meinen einschlägigen Führungserfahrungen und meinen Abschlüssen als Dipl.-Bauing, und Dipl.-Wirtsch.Ing. (FH) sowie mit meinem MBA Immobilienwirtschaft verfügte ich als Interim Manager über sehr hohe Qualifikationen und einschlägige berufliche Erfahrungen (Vorteil sehr hohe Qualifikationen und Erfahrungen des Interim Managers) für diese Expertenaufgabe im Einkauf (Beschaffung) innerhalb der Bau- und Versorgungswirtschaft. Durch meine Erfahrungen als langjähriger Interim Manager in der Umsetzung von Maßnahmen und Prozessen habe ich auch Geschwindigkeit (kurze Onboarding-Phase) und zusätzliches Know-how in dieses Einkaufsprojekt einbringen können.

Die Kosten eines Interim Managers fallen gemeinhin nicht unter die Personalkosten, sein Einsatz kann unter Projektkosten subsumiert werden. Das ist wichtig auch für die Validierung seiner Arbeit für das Unternehmen. Man spricht dabei im Allgemeinen vom ROI (Return on Invest): Welche Kosten verursacht ein Einsatz, welchen Gewinn bringt er? Welchen Wert haben seine erbrachten Leistungen für den Auftraggeber? Aber auch ein Interim Manager kann als Investment betrachtet werden, das seine Sinnhaftigkeit in Form des sogenannten RoIM (Return on Interim Management) unter Beweis stellen kann.

Dieser Wert wird im Einkauf (Beschaffung) allgemein errechnet, indem der erzielte Profit in diesem Falle der „Einkaufserfolg" durch seine Investition dividiert wird.

Ausschreibung und Vergabe der Generalplanungsleistungen in 2018 für eine Energie-Erzeugungsanlage mit Erneuerbaren Energien in Potsdam nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV).

Die Vergabeverordnung (VgV) ist Teil des Rechtsrahmens für die Vergabe öffentlicher Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Bereits Anfang August 2018 hatte ich das zuvor vom Auftraggeber aufgehobene VgV-Verfahren mit Teilnahmewettbewerb für die Ausschreibung der Generalplanungsleistungen für eine Energieerzeugungsanlage in Potsdam übernommen und das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb neu/erneut ausgeschrieben.

Durch den Auftraggeber waren zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens ein Auftragswert ohne Mehrwertsteuer in Höhe von ca. 1.390.000 Euro (Honorarkosten netto) geschätzt worden, welcher den Schwellenwert nach § 106 (1) GWB überschritten hatte. Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist die Zentralnorm des deutschen Kartell- und Wettbewerbsrechts.

Bei dem mehrstufigen Verfahren waren zunächst die Bieter aufgefordert worden, ein Erstangebot abzugeben und gleichzeitig ihre Eignung nachzuweisen. Danach fanden mit den geeigneten und kostengünstigsten Bietern Angebotspräsentationen und Verhandlungsgespräche statt. Anschließend wurden die Bieter aufgefordert, finale Angebote abzugeben. Mehrere Bieter mussten wegen fehlender Eignung vom Verfahren ausgeschlossen werden.

Bei der Bewertung der Angebote hatten wir eine Bewertungsmatrix bestehend aus 50 % Preis, 30 % Umsetzungsstrategie und Ausführungsqualität und 20 % aus den Bewerbungsgesprächen (Präsentationstermine) gewonnenen Eindrücke zugrunde gelegt.

Das finale Angebot, welches nach den Verhandlungen die bestmögliche Leistung erwarten ließ, wurde von einer Bietergemeinschaft in einer Höhe von ca. 840.000 Euro eingereicht. Das Angebot hatte nach unserer Bewertungsmatrix 798 von 1.000 Punkten erreicht.

Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes der Bietergemeinschaft waren:

(1) Preisgünstigstes Angebot (ca. 300.000 Euro Abstand zum zweitplatzierten Bieter

(2) Die Bietergemeinschaft lag mit einer Angebotssumme von ca. 840.000 Euro netto sehr deutlich unter der internen Kostenschätzung in Höhe von 1.390.000 Euro netto

(2) Die im Bietergespräch erläuterte Umsetzungsstrategie und Ausführungsqualität, hier Projektanalyse mit Aufgabenverständnis und Eingehen auf die Besonderheiten und Anforderungen der ausgeschriebenen Planungsleistungen, hatten das Projektteam des Auftraggebers überzeugt

Bei der Angebotsprüfung haben wir auch festgestellt, dass bei den Angebotspreisen keine Spekulationspreise oder unzulässige Mischkalkulationen vorlagen.

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) ist eine Verordnung des Bundes zur Regelung der Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen in Deutschland. Die erhebliche Unterschreitung der Kostenschätzung durch die Bietergemeinschaft lag an einer sehr detaillierten Analyse des für die Erfüllung der Planungsaufgaben erforderlichen Leistungsumfanges der Grundleistungen sowie an unserem Verhandlungsverfahren.

Die Abweichungen zu den Mindestsätzen der HOAI waren von der Bietergemeinschaft ebenfalls schlüssig und nachvollziehbar begründet worden. D.h. es wurde die Preis-Vorschrift HOAI 2013 nicht in unzulässiger Weise unterschritten, und es musste auch keine nachfolgende „Aufstockungsklage" befürchtet werden.

3. Ergebnisse mit Berechnung des RoIM's (Return on Interim Management)

Die Differenz zwischen der validierten Kostenschätzung des Auftraggebers in Höhe von 1.390.000 Euro und dem Auftragswert in Höhe von 839.064 Euro = 550.000 Euro wurde vom Auftraggeber als Einkaufserfolg („Profit") bewertet.

Den gesamten komplexen Beschaffungsprozess der Generalplanungsleistungen für die Energieerzeugungsanlage in Form eines VgV-Verfahrens habe ich von Seiten des Einkaufs über mehrere Monate eigenständig durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen.

Der Bestellwert 2018 an den Provider hatte im relevanten Vergleichszeitraum für dieses Projekt bei 132.500 Euro gelegen. In diesem Bestellwert war auch die Marge des Providers enthalten. D.h. es bestand demzufolge auch keine direkte vertragliche Beziehung zwischen dem Auftraggeber und mir, was für das Thema „Scheinselbständigkeit" auch eine rechtliche Relevanz besitzt. Insbesondere die Öffentlichen Auftraggeber achten sehr darauf, dass bei den Interim Managern keine Scheinselbständigkeit vorliegt.

Mein RoIM in 2018 betrug demzufolge (550.000/132.500) = 4,15 (Faktor). Die Kosten wurden in Form eines wirtschaftlich messbaren Mehrwertes mehrfach erwirtschaftet, so dass es sich hier um eine sinnvolle und vorteilhafte Investition handelt. Allein bei diesem Projekt hatte sich mein Einsatz für den Öffentlichen Auftraggeber schon gerechnet!

Tatsächlich haben bereits mehrere Studien den RoIM (Return on Interim Management) gemessen. Eine Studie der Helmut Schmidt Universität besagt, dass rund 86 % der Einsätze einen deutlich positiven Return on Investment, also mehr Gewinn als Kosten, erbracht haben (vgl. 2. Führungsstudie Helmut-Schmidt-Universität – Interim Leadership Personalities Studie © 2017). MA_Studie_Umschlag_AIMP.pdf

PS: Das Ende des gesetzlichen Preisrechts der HOAI 2013 seit Juli 2019

Nach der Maut (vgl. Urteil vom 18.06.2019, Rechtssache C 591/17) hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Urteil vom 04.07.2019 (Rechtssache C-377/17) jetzt auch die HOAI als verbindliches Preisrecht für europarechtswidrig erklärt. Konkret sieht der EuGH in den von der HOAI vorgegebenen verbindlichen Mindest- und Höchstsätzen für Planungshonorare bei Architekten- und Ingenieurleistungen einen Verstoß gegen europarechtliche Bestimmungen (gegen Artikel 15 der Richtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Dezember 2006 über Dienstleistungen im Binnenmarkt). https://www.vergabeblog.de/2019-07-04/hoai-verstoesst-gegen-eu-recht-eugh-urt-v-04-07-2019-rs-c-377-17/

4. Fazit

Die verantwortliche Tätigkeit in einer Vergabestelle eines öffentlichen Versorgungsunternehmens setzt profunde Kenntnisse in den einschlägigen Regelwerken wie VgV, HOAI, BGB, VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A) und SektVO (Sektorenverordnung) voraus. Der RoIM (Return on Interim Management) ist keine Fiktion, sondern stellt in mehr als 85 % der professionell aufgesetzten, interimistischen Mandaten einen wirtschaftlich messbaren Mehrwert für die Auftraggeber dar. Interim Manager kommen zunehmend auch bei Öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz und können auch dort einen wirtschaftlich messbaren Mehrwert erzielen und nachweisen.

Roland Streibich - Spezialist für die Bau- und Immobilien-Industrie